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Un cahier et une méthode pour une
prise de notes plus efficace pour vos réunions, cours et
conférences
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Introduction
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Quelles soient locales, téléphoniques
ou virtuelles, les réunions font parties intégrante
de la vie quotidienne de nos entreprises. Selon les résultats
d’une enquête , le nombre de réunions auxquelles
nous sommes conviés à prendre part varie de 1 à
5 en moyenne par semaine.
Quelque soit notre rôle, modérateur,
participant actif ou passif, leur réussite repose essentiellement
sur la préparation et la qualité de nos notes.
Toujours selon l’enquête ci-dessus,
24,7 % des personnes interrogées indiquent préparer
systématiquement" les rencontres auxquelles elles assistent.
S'y ajoutent 61,8 % qui préparent plus ou moins leurs réunions
selon les thèmes abordés.
En matière de prise de notes : 48,4 % des
répondants indiquent coucher "systématiquement"
par écrit les propos tenus en réunion et seuls 9,9
% admettent prendre "rarement" ou "jamais" de
notes lors des réunions.
Cependant, si la prise de notes est un facteur
essentiel à la réussite des réunions, la qualité
de nos notes l’est encore plus. Des notes incomplètes,
gribouillées, non structurées peuvent se révéler
inexploitables allant jusqu’à anéantir tout
bénéfice des réunions et induire une perte
de temps et/ou le non suivi des actions.
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Une méthode plus accroître
l’efficacité de la prise de notes
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La méthode proposée ci-dessous
fournit une approche et un canevas systématique pour l’organisation
efficace de nos notes lors de la préparation et le déroulement
des réunions.
Cette méthode permet de préparer
efficacement les réunions, de structurer de manière
claire et précise nos notes lors de la conduite de la réunion
et de gérer efficacement et sans perte de temps l’après
réunion tel que la révision des notes, le suivi des
actions ou encore la rédaction du compte-rendu.
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Comment l’utiliser ?
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Le secret de cette méthode réside
dans la répartission des notes en fonction de leur nature.
La surface de prise de notes est partagée en plusieurs zones.
- La zone Tampon (1)
indiquant la date et l’heure de la tenue de la réunion.
- La zone Titre (2)
indiquant le thème de la réunion.
- La zone Participants (3)
indiquant la liste des personnes prenant part à la réunion.
Chaque prenant part se voit assigné un identifiant. Ce
numéro permet de référé les personnes
siégeant la réunion est marqué d’un
cercle.
- La zone Tableau blanc (4)
(le tableau blanc) regroupant les principales notes de la réunion
(points abordés, décisions, stratégies,…).
Cette zone suit les règles essentielles
de prises de notes de cours telles que :
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Notez l’essentiel
-
-
Utiliser des symboles pour introduire des
notions de corrélations et les relier.
-
Donnez de l’air à vos notes
pour pouvoir revenir à une notion incomplète.
-
Mettez en évidence les sujets traités
en les soulignant d’un trait partant de la limite gauche
de la zone ou par l’utilisation de couleurs.
-
Aidez vous de cartes heuristiques ou de
la technique dite de « Mind mapping » pour visualisez
le contenu de la réunion. Par le pouvoir d'association,
de regroupement, cette technique permet de constituer facilement
un plan d’ensemble des sujets abordés, des idées
débattues et des conclusions ou décisions prises.
De plus, les structures schématiques obtenues améliorent
les capacités d'organisation, de compréhension
et de mémorisation de notre cerveau.
- La zone Annotations (5)
permettant au preneur de notes de préparer la réunion
en y inscrivant la liste des points qu’il souhaite aborder
mais également de transcrire ses réflexions, commentaires,
et questionnements personnels survenant au cours de la réunion
(qu’ils soient liés ou non à la réunion).
Enfin, cette zone lui permet de mettre en évidence les
diverses actions assignées.
- La zone Symbole (6)
permettant d’indiquer le type d’annotations inscrites
dans la zone Annotations. A titre d’exemples, voici certains
symboles pouvant être utilisés. Le preneur de notes
choisira sa symbolique propre.
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Questions que le preneur
de notes souhaite poser dans la réunion ou interrogations
ultérieures. |
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Commentaires. Points à discuter |
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Rappel. Indiquant un événement
à ne pas oublier, qu’il soit relatif ou non
à la réunion. |
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Action. Indiquant une action assignées.
La personne en charge de l’action est référée
par son numéro inscrit au centre du cercle. |
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Idée relative ou non à
la réunion. |
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En annexe, vous trouverez pour votre
propre bénéfice:
Un calendrier et votre table des matières. Utilisez
cette table pour l’identification rapide de vos notes. |
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De plus chaque page est annotée d'une
citation à partager pour bien débuter vos réunion.
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Droit d’auteur et Copyright
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Gracieusement offert par Dgozone.
Ce carnet doit être imprimé recto-verso. |
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